Privacy & cookies

Bij Stichting SOLAR draait alles om openheid. Dat geldt ook voor hoe we met jouw gegevens omgaan. We vragen niet meer dan we nodig hebben, we verkopen niets door en we zeggen hieronder precies wat we doen. We houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk?

Stichting SOLAR is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die op deze pagina staan.

Stichting SOLAR

KvK 42111679 · RSIN 869783786

E-mail: contact@stichting.solar

Voor alle vragen over privacy kun je mailen naar contact@stichting.solar. Daar zit één vast aanspreekpunt.

Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Contactformulier

Op de homepage en de contactpagina staat een contactformulier. Als je dat invult, ontvangen we alleen je naam, je e-mailadres en je bericht.

  • Doel: je vraag beantwoorden en zo nodig contact met je houden.

  • Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om berichten te beantwoorden (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Aanmelden als vrijwilliger

Via het vrijwilligersformulier ontvangen we je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer (alleen als je dat invult), de hubs of rollen die je interesseren, wat je kunt of wilt leren, hoeveel tijd je ongeveer hebt en je eventuele bericht.

  • Doel: contact met je opnemen, samen een passende taak vinden en je als vrijwilliger begeleiden. Vraag je om een referentiebrief, dan gebruiken we je gegevens ook daarvoor.

  • Grondslag: de stappen op weg naar vrijwilligerswerk en het uitvoeren van de afspraken die we met je maken (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Ontvang je als vrijwilliger een vergoeding binnen de wettelijke vrijwilligersregeling? Dan verwerken we ook je rekeningnummer en de uitbetaalde bedragen, omdat we die in onze administratie moeten bewaren (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Een project voorstellen

Via het formulier voor projectvoorstellen ontvangen we je naam, je e-mailadres, eventueel je organisatie, de inhoud van je voorstel en de links die je meestuurt.

  • Doel: je voorstel beoordelen, contact met je opnemen en, als we je project opnemen, jou als bedenker noemen.

  • Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om voorstellen te beoordelen, en de stappen op weg naar een samenwerking (art. 6 lid 1 sub b en f AVG).

Doneren

Via het donatieformulier op de site. De betaling loopt via onze betaalpartner (Stripe en/of PayPal, via Squarespace). Wij ontvangen je naam, je e-mailadres, het bedrag, de datum en het doel dat je kiest. Je volledige kaart- of bankgegevens zien wij niet; die blijven bij de betaaldienst.

Via een overboeking. Maak je zelf geld over naar onze rekening (IBAN NL14 TRIO 0321 2883 27), dan zien we je naam, je rekeningnummer, het bedrag en de omschrijving op ons bankafschrift.

  • Doel: je donatie verwerken, je bedanken en onze boekhouding voeren.

  • Grondslag: het uitvoeren van je donatie (art. 6 lid 1 sub b AVG) en onze wettelijke plicht om een administratie bij te houden (art. 6 lid 1 sub c AVG).

De shop en Kickstarter-beloningen

Onze hoodies verkopen we via The SOLAR Foundation Shop, een aparte webshop op Shopify. Bestellingen worden gemaakt en verstuurd door Printful. Bij een bestelling verwerken we je naam, je e-mailadres, je bezorgadres, je bestelling en de betaalstatus. Ook hier zien wij je volledige betaalgegevens niet.

Steun je onze Kickstarter-campagne voor het archief, dan regelt Kickstarter de betaling. Kickstarter is daarbij zelf verantwoordelijk voor je gegevens volgens zijn eigen privacybeleid. Voor het versturen van je beloning ontvangen wij van Kickstarter je naam, je e-mailadres, de beloning die je koos en je bezorgadres, en die geven we door aan Printful om je hoodie te maken en te versturen.

  • Doel: je bestelling of beloning maken, versturen en eventuele retouren of klachten afhandelen.

  • Grondslag: het uitvoeren van de koopovereenkomst of de beloningsafspraak (art. 6 lid 1 sub b AVG) en onze administratieplicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Websitebezoek

Als je onze site bezoekt, verwerkt Squarespace technische gegevens zoals je IP-adres, je browser en apparaat, de pagina's die je bekijkt en via welke site je bij ons kwam. Dat is nodig om de site veilig te laten werken, en we gebruiken het voor bezoekersstatistieken in Squarespace Analytics, zonder blijvende trackingcookies. Die statistieken zien wij alleen als totalen, niet per persoon. Onze formulieren gebruiken Google reCAPTCHA om spam tegen te houden; daarbij verwerkt Google gegevens over je apparaat en gedrag op de pagina.

  • Doel: een veilige, werkende website, spam tegenhouden en begrijpen welke pagina's bezoekers nuttig vinden.

  • Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Zie ook het deel over cookies hieronder.

Wat we niet doen

  • We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen marketing.

  • We gebruiken geen Google Analytics, geen Meta-pixel en geen advertentiecookies.

  • We sturen je geen nieuwsbrief of andere mailings als je je daar niet zelf voor hebt aangemeld.

  • We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

Nieuwsbrief

We sturen ongeveer elke drie maanden een nieuwsbrief. Die krijg je alleen als je je daar zelf voor aanmeldt (toestemming). We gebruiken daarvoor je e-mailadres en, als je die invult, je naam. In elke nieuwsbrief staat een afmeldlink; meld je je af, dan sturen we je geen nieuwsbrief meer en verwijderen we je adres van de lijst.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Dit zijn onze termijnen:

  • Contactberichten en meegestuurde bestanden: Tot 12 maanden nadat je vraag is afgehandeld

  • Vrijwilligersaanmelding die niet tot vrijwilligerswerk leidt: Uiterlijk 6 maanden na je aanmelding, tenzij je ons vraagt ze langer te bewaren

  • Gegevens van actieve vrijwilligers: Zolang je vrijwilliger bent, plus 12 maanden daarna (zodat we nog een referentiebrief kunnen schrijven)

  • Uitbetaalde vrijwilligersvergoedingen: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

  • Projectvoorstel dat we niet opnemen: Uiterlijk 12 maanden na ons besluit

  • Projectvoorstel dat we wel opnemen: Zolang het project loopt. Je naam als bedenker blijft staan zolang het project of de kennis openbaar is, tenzij je vraagt die weg te halen

  • Donaties (persoonsgegevens): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht). Daarna verwijderen we je persoonsgegevens en bewaren we alleen geanonimiseerde totalen en jaaroverzichten, zonder persoonsgegevens

  • Bestellingen en Kickstarter-beloningen: Adresgegevens tot de bestelling geleverd is en de retour- en klachtentermijn voorbij is; de financiële gegevens 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

  • Nieuwsbriefabonnement: Tot je je afmeldt

  • Statistieken in Squarespace Analytics: Zolang Squarespace die bewaart; we zien alleen totalen

Met wie delen we je gegevens?

We werken met een paar diensten die gegevens voor ons verwerken. Met hen gelden afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid (verwerkersovereenkomsten).

  • Squarespace: Hosting van de website, formulieren, donatieblok en statistieken

  • Google (reCAPTCHA): Spambeveiliging van de formulieren

  • Zoho: Onze e-mail: hier komen formulierberichten en mails aan contact@stichting.solar binnen

  • Betaaldienst voor donaties: Onze betaalpartner (Stripe en/of PayPal, via Squarespace)

  • Triodos Bank: Onze bankrekening, voor overboekingen

  • Shopify: De webshop The SOLAR Foundation Shop, inclusief afrekenen

  • Printful: Het maken en versturen van hoodies uit de shop en van Kickstarter-beloningen

  • Kickstarter: Het platform van onze campagne; Kickstarter is voor je account en betaling zelf verantwoordelijk

Sommige van deze diensten zijn gevestigd in de Verenigde Staten of slaan daar gegevens op. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Verder delen we je gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

archive.solar is ons online kennisarchief. Maak je daar een account aan, dan gelden de privacyverklaring en voorwaarden op archive.solar zelf (in het Engels).

Beveiliging

We beveiligen je gegevens zo goed als redelijk kan. Alleen het bestuur en de vrijwilligers die je gegevens nodig hebben voor hun taak, kunnen erbij. We gebruiken accounts met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar dat kan. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

Je rechten

Het zijn jouw gegevens. Je hebt het recht om:

  • te zien welke gegevens we van je hebben;

  • onjuiste gegevens te laten verbeteren;

  • je gegevens te laten verwijderen;

  • de verwerking te laten beperken;

  • bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;

  • je gegevens in een gangbaar bestand te krijgen (dataportabiliteit);

  • je toestemming in te trekken, als we iets op basis van toestemming doen.

Mail je verzoek naar contact@stichting.solar. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te bevestigen dat jij het bent, zodat we geen gegevens aan de verkeerde persoon geven. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals donaties in de boekhouding, kunnen we pas na de bewaartermijn verwijderen.

Een klacht?

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via contact@stichting.solar, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Jonger dan 16?

Ben je jonger dan 16? Vraag dan je ouder of voogd om mee te kijken voordat je een formulier invult of iets bestelt.

Cookies

Cookies zijn kleine bestandjes die een website op je apparaat opslaat. Onze site draait op Squarespace, en Squarespace plaatst een paar cookies. We gebruiken geen advertentiecookies, geen Google Analytics en geen Meta-pixel.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig om de site veilig en goed te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig.

  • crumb: Beveiliging van formulieren tegen misbruik (CSRF) – Tot je je browser sluit

  • CART, hasCart: Onthouden wat er in je winkelwagen zit (alleen als je die gebruikt) – 2 weken

  • _ssid: Fraudepreventie bij betalingen – Tot 4 jaar

  • RecentRedirect: Voorkomen dat doorverwijzingen in een rondje lopen – 30 minuten

  • Google reCAPTCHA: Spam tegenhouden in formulieren – Volgens Google

Geen analytische of trackingcookies

We gebruiken alleen functionele en noodzakelijke cookies. De niet-noodzakelijke analytische cookies van Squarespace hebben we uitgezet (in Squarespace staat de cookie-instelling op "Restrict"). Squarespace telt bezoeken dan zonder je apparaat te herkennen: we zien hoeveel bezoekers er zijn en welke pagina's ze bekijken, alleen als totalen en zonder blijvende trackingcookies. Daarom hebben we ook geen cookiebanner nodig.

  • ss_cvr, ss_cid, ss_cpvisit: Unieke bezoekers herkennen (analytisch, 2 jaar) – Uitgeschakeld

  • ss_cvt, ss_cvisit: Een bezoek als één sessie tellen (analytisch, 30 minuten) – Uitgeschakeld

Cookies verwijderen of blokkeren

Je kunt cookies altijd zelf verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser. Blokkeer je noodzakelijke cookies, dan werken formulieren, doneren of de winkelwagen mogelijk niet meer goed.

Wijzigingen

Als onze site of werkwijze verandert, passen we deze pagina aan.